minit mesyuarat
Author: ............ Labels:: PENULISAN.- Minit mesyuarat ialah laporan mengenai perkara yang dibincangkan atau diputuskan dalam sesuatu
mesyuarat.
- Minit mesyuarat penting kerana minit merupakan sumber rujukan masa hadapan
- Format minit lazimnya, disusun mengikut agenda mesyuarat dan perlu kelihatan kemas dan teratur
- Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil kira hal-hal yang berikut :
Butiran tentang mesyuarat
- Nama mesyuarat
- Bilangan kali mesyuarat
- Tarikh
- Masa
- Tempat
- Dokumen
- Bahan bertulis untuk dibincangkan atau dijadikan bahan rujukan utama (jika ada)
- Senarai Kehadiran
- Senarai lengkap anggota yang hadir penting bagi pengesahan minit dan pandangan mereka
sama ada sah atau tidak.
nIsi M ISI MINIT MESYUARAT
IUcapan
- Uc Ucapan alu-aluan pengerusi majlis
- Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lalu
- Perkara berbangkit
- Perkara yang ditetapkan dalam agenda
- Hal-hal lain
- Ucapan penutup/penangguhan oleh pengerusi
- Tandatangan pencatat (setiausaha)
- Tandatangan penyemak/pengerusi mesyuarat
PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
1. Pengerusi mengarah setiausaha membaca minit mesyuarat
2. Minit disemak dengan teliti oleh ahli yang hadir
3. Pembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta (jika terdapat kesalahan)
4. Semua pembetulan mesti ditandatangani oleh pengerusi pada tempat salah
5. Perkara berbangkit – laporan sebarang tindakan dan keputusan yang terakhir secara ringkas.
6. Minit juga menyentuh tindakan susulan yang perlu diambil oleh jabatan atau institusi atau
pegawai yang berkenaan
7. Mencatat hal-hal lain dan perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat
8. Setelah disahkan dan mendapat cadangan dan sokongan, pengerusi menandatangani minit
pada tempat yang disediakan
CIRI-CIRI MESYUARAT YANG BAIK
1. Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat dan padat, laras bahasanya bersifat formal-
menggunakan kata dan ungkapan bahasa rasmi.
2. Semasa menulis minit mesyuarat, ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang
dibuat berdasarkan persetujuan anggota mesyuarat.
- Gaya bahasa berbentuk ungkapan- kata-kata tertentu yang dijadikan ungkapan khusus seperti :
Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti tanpa sebarang pindaan.
- Sesuatu ketetapan mesyuarat dilaporkan dengan ungkapan seperti yang berikut :
Bersetuju atau menolak
Meluluskan atau tidak meluluskan
Memperakukan atau tidak memperakukan
- Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat berbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayat utama dan ayat
tambahan yang dihubungkan dengan ungkapan seperti yang berikut :
Bahawa, supaya dan yang
- Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orang yang dipertanggungjawabkan
perlu dicatatkan (lihat contoh minit mesyuarat)
- Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat - bukan ditamatkan
kerana mesyuarat akan disambung pada masa akan datang, melainkan mesyuarat itu kali yang
terakhir. Contohnya :
- Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 4.30.petang.
- Pada bahagian akhir / penutup mesyuarat, dicatat nama dan jawatan orang yang mengesahkan
minit itu, iaitu pengerusi dengan persetujuan anggota mesyuarat.
FORMAT MINIT MESYUARAT
MINIT MESYUARAT....................
( Catatkan nama mesyuarat )
Bil.................. Tahun................
Tarikh :
Masa :
Tempat:
( Catatkan nama mesyuarat )
Bil.................. Tahun................
Tarikh :
Masa :
Tempat:
HADIR
( Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan ).
HADIR BERSAMA.
( Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli, tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan ).
URUSETIA
( Senarai nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan ).
1. PERUTUSAN Y.BHG. PENGERUSI.
Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.
2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT.
Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu.. Jika ada pindaan, menyatakan menyatakan pindaan-pindaan berkenaan.
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT.
Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.
Tajuk utama perkara-perkara yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat. muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan.
Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.
4. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA.
Bagi mensyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini ialah:
(a) Tajuk kertas kerja berkenaan;
(b) Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan;
(c) Tujuan utama kertas kerja disediakan;
(d) Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan;
(e) Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan; dan
(f) Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta tindakan-tindakan susulan diambil seterusnya.
5. HAL-HAL LAIN
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan di dalam mesyuarat, yang peda mulanya tidak termasuk di dalam agenda mesyuarat.
6. PENUTUP
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:
(a) Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan.
(b) Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat; dan
(c) Catatan mengenai tarikh mesyuarat akan datang jika tarikhnya telah ditentukan.
Urusetia.
( Catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat ).
Tarikh
( Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan )
